CEF.- UDIMA, premio 'Digital Leader Awards' de DocuWare por digitalizar sus exámenes

El Grupo CEF.- UDIMA ha sido seleccionado por la empresa DocuWare de gestión documental como uno de los dos ganadores del premio Digital Leader Awards en el mercado español por su proyecto de Gestión Digital de Exámenes. Desarrollado conjuntamente con Dimática Software (Grupo Sermicro), el proveedor alemán escogió este proyecto que, pese a alejarse de su core habitual de negocio, reluce un carácter innovador y de transformación digital que tendrá un impacto académico sin parangón en el Grupo Educativo.

La entrega del premio tuvo lugar en la sede principal del grupo en Madrid, a la que acudieron representantes de las tres organizaciones. El director de Operaciones del Grupo Educativo, Emilio Rivas, y su director de Informática, Carlos Alberto Mourelo, recogieron el premio en compañía de Álvaro Salto (director regional de ventas de DocuWare - Zona Centro) y tanto Ricardo Sánchez-Cambronero (director de Dimática Software y sistemas), como Alberto Moreno (director comercial sector privado) del Grupo Sermicro.

Especializados en soluciones de gestión documental y automatización de flujos de trabajo, DocuWare se alió con la institución educativa para gestionar su repositorio documental, planteando dos proyectos: uno era la digitalización de sus exámenes, y el otro (en el que están inmersos actualmente) es la digitalización de las facturas (para disponer del repositorio común establecido por ley).

Es el proyecto de digitalización de exámenes el que la empresa germana ha seleccionado, destacándolo por ser "un proyecto que se aleja un poco de su línea más habitual de trabajo, y se orienta más al ámbito académico", comenta Emilio Rivas, director de Operaciones del Grupo Educativo. "Buscábamos un proveedor con cierta experiencia en procesos de digitalización" de cara a la auditoría de la fundación Madri+d, para tener los exámenes digitalizados y que los pudiera gestionar directamente el profesor.

"Ahora tenemos las dos cosas: el examen está digitalizado y llega directamente al profesor de forma automatizada (y no tiene que venir a recoger los exámenes), y además de cara a la auditoría, el respaldo documental está certificado por DocuWare (respaldado por Hacienda)", desgrana Rivas. Además de recibir una copia del examen como custodia del repositorio, el examen llega a Moodle y el profesor puede "pintar" correcciones sobre el documento digitalizado.

23.000 exámenes

“Antes de DocuWare, el Grupo CEF.- UDIMA tenía problemas con la gestión manual de exámenes, enfrentándose a largos tiempos y riesgo de extravío", explica por su parte Álvaro Salto. "Con la digitalización y códigos QR, DocuWare mejoró la eficiencia y fiabilidad, integrándose con Moodle para un acceso seguro y rápido. Los beneficios incluyen ahorro de tiempo, reducción de costes y una mejor experiencia para usuarios”, defiende.

Los exámenes (cerca de 23.000 previstos para este año) se digitalizaban pero sólo como copia de seguridad, y los originales se depositaban y custodiaban en la institución educativa, para después facilitárselos físicamente al docente. Es decir, ya había un trabajo de digitalización, prosigue Rivas, pero el proyecto trataba de "introducir el examen en un flujo para que llegase a Moodle".

Finalmente pudieron conectarlo con esa plataforma del campus virtual, lo que supone "un paso más que nos ahorraba mucho tiempo del profesor", habida cuenta de las sedes que el Grupo Educativo tiene en países como Colombia o República Dominicana. Eso, sin contar los posibles problemas que pueden surgir al manejar el soporte físico, aclara.

"El que ha ganado con todo esto es el profesor, sin duda, pero el alumno también lo nota, porque recibe antes sus calificaciones, minimizando esa incertidumbre mientras se esperan las notas". Ahora la institución sigue en posesión de la copia-custodio del soporte físico, y el profesor "puede tener los exámenes a corregir en dos o tres días", frente a las dos o tres semanas anteriores.

Reciben un documento firmado que acredita la realización de ese examen por parte del alumno con un código QR para cada examen, explica por su parte el director informático del Grupo Educativo, Carlos Alberto Mourelo. El sistema permite, además, digitalizar exámenes desordenados y que lleguen perfectamente ordenados al profesor. "Podrías meter 500 folios y los separa, ordena y le llegan directamente al buzón de cada profesor en Moodle", ilustra Mourelo.